Gestión de Proveedores y Almacenes

Gestión de Proveedores:

La ventaja principal de una adecuada Gestión de Proveedores radica en que la organización obtiene mayores beneficios al contratar a aquellos suministradores que brindan el mejor servicio al menor coste.

Los principales objetivos de la Gestión de Proveedores consisten en:

• Aportar el máximo valor añadido al menor coste en aquellos servicios que prestan los proveedores.
• Asegurar que los contratos y acuerdos con proveedores están alineados con la estrategia y necesidades de negocio de la organización.
• Gestionar la relación con los proveedores.
• Gestionar el rendimiento de los proveedores.
• Negociar los contratos con los proveedores y gestionarlos a lo largo de su ciclo de vida.
• Mantener una política de proveedores y una Base de Datos de Proveedores y Contratos (SCD).

Gestión de Almacenes:

La función de almacenamiento se enfoca a dos aspectos principales: Uno consiste en preservar la calidad de los productos desde que se internan en el almacén hasta que salen para ser usados como materias primas en producción o para ser vendidos como productos terminados. La segunda función se refiere al hecho de mantener siempre en correspondencia las existencias físicas con las existencias registradas en tarjetas o en sistemas electrónicos (registros de kárdex). En lo relacionado con el control de inventarios existen varias situaciones de los mismos que se refieren al momento y a la forma con que deben controlarse. Así tenemos inventarios en tránsito (inventarios en el proceso de adquisición y entrega); inventarios físicos; inventarios teóricos, e inventarios comprometidos. Explicado lo anterior es claro que el término de materiales o existencias en un almacén es totalmente diferente a un control de inventarios.

Gestión de Compras

La práctica de una correcta gestión de compras asegura que la empresa tenga los mejores proveedores para abastecer los mejores productos y servicios, al mejor valor total. La función de compras a menudo gasta más dinero que cualquier otra función de la empresa, así que compras proporciona una buena oportunidad para reducir los costos y aumentar los márgenes de beneficio. Dado que la compra ha dejado de ser una actividad más para convertirse en un elemento estratégico de la organización, hoy más que nunca resulta necesario conocer las aristas fundamentales referidas a esta temática.

Para cumplir sus responsabilidades el gestor de compras debe realizar las siguientes actividades:

• Búsqueda y evaluación de proveedores: Constituye una de las actividades más importantes de la función de compras, tendente a tener una calificación de los proveedores en función de su capacidad de respuesta frente a nuestra empresa, lo que constituye un punto de partida para las futuras relaciones comerciales con ellos.
• Mantenimiento de un archivo actualizado de productos, con sus características técnicas, códigos de identificación, suministradores, precios y condiciones de entrega y pago.
• Negociación permanente de precios, calidad, presentaciones y plazos de entrega, en función de las previsiones de compra y calificación del proveedor.
• Previsión de compras, en su aspecto tanto técnico como económico y financiero.
• Planificación de pedidos por artículo y proveedor, determinando los volúmenes de pedidos y fechas de lanzamiento previstas.
• Preparación de órdenes de compras, lanzamiento de pedidos y seguimiento de los mismos hasta su recepción y control de la calidad, en el caso que lo requiera.
• Solventar discrepancias en la recepción del producto.
• Analizar variaciones en precios, plazos de entrega y calidad

Para cumplir sus objetivos, la función de compras consta de actividades netamente diferenciadas que podríamos resumir como:

• Estudio de fuentes de suministro (Análisis del mercado)
• Selección de proveedores.
• Control de las especificaciones de calidad requeridas, incluyendo empaquetado, presentación, etc. (gestión de la calidad de la compra ) Estas especificaciones suelen estar dictaminadas o bien por un departamento técnico (entorno industrial) o bien por el departamento de marketing (entorno comercial)
• La gestión de precios, para conseguir compras lo más económicas posibles.
• La gestión de plazos y condiciones de entregas, para conseguir máxima fiabilidad, flexibilidad y reducción de los tiempos de entrega.
• El seguimiento y control de todas las operaciones realizadas en todos los acuerdos y condiciones establecidos por el proveedor.