La ventaja principal de una
adecuada Gestión de Proveedores radica en que la organización
obtiene mayores beneficios al contratar a aquellos suministradores que brindan
el mejor servicio al menor coste.
Los principales objetivos de la
Gestión de Proveedores consisten en:
Aportar el máximo valor
añadido al menor coste en aquellos servicios que prestan los proveedores.
Asegurar que los contratos y
acuerdos con proveedores están alineados con la estrategia y necesidades
de negocio de la organización.
Gestionar la relación con
los proveedores.
Gestionar el rendimiento de
los proveedores.
Negociar los contratos con
los proveedores y gestionarlos a lo largo de su ciclo de vida.
Mantener una política de
proveedores y una Base de Datos de Proveedores y Contratos (SCD).
Gestión de Almacenes:
La función de
almacenamiento se enfoca a dos aspectos principales: Uno consiste en preservar
la calidad de los productos desde que se internan en el almacén hasta que salen
para ser usados como materias primas en producción o para ser vendidos como
productos terminados. La segunda función se refiere al hecho de mantener
siempre en correspondencia las existencias físicas con las existencias
registradas en tarjetas o en sistemas electrónicos (registros de kárdex). En lo
relacionado con el control de inventarios existen varias situaciones de los
mismos que se refieren al momento y a la forma con que deben controlarse. Así
tenemos inventarios en tránsito (inventarios en el proceso de adquisición y
entrega); inventarios físicos; inventarios teóricos, e inventarios
comprometidos. Explicado lo anterior es claro que el término de materiales o
existencias en un almacén es totalmente diferente a un control de inventarios.
La práctica de una correcta gestión de
compras asegura que la empresa tenga los mejores proveedores para abastecer los
mejores productos y servicios, al mejor valor total. La función de compras a
menudo gasta más dinero que cualquier otra función de la empresa, así que
compras proporciona una buena oportunidad para reducir los costos y aumentar
los márgenes de beneficio. Dado que la compra ha dejado de ser una actividad
más para convertirse en un elemento estratégico de la organización, hoy más que
nunca resulta necesario conocer las aristas fundamentales referidas a esta
temática.
Para cumplir sus responsabilidades el gestor de compras debe realizar
las siguientes actividades:
Búsqueda
y evaluación de proveedores: Constituye una de las actividades más
importantes de la función de compras, tendente a tener una calificación de
los proveedores en función de su capacidad de respuesta frente a nuestra
empresa, lo que constituye un punto de partida para las futuras relaciones
comerciales con ellos.
Mantenimiento
de un archivo actualizado de productos, con sus características técnicas,
códigos de identificación, suministradores, precios y condiciones de
entrega y pago.
Negociación
permanente de precios, calidad, presentaciones y plazos de entrega, en
función de las previsiones de compra y calificación del proveedor.
Previsión
de compras, en su aspecto tanto técnico como económico y financiero.
Planificación
de pedidos por artículo y proveedor, determinando los volúmenes de pedidos
y fechas de lanzamiento previstas.
Preparación
de órdenes de compras, lanzamiento de pedidos y seguimiento de los mismos
hasta su recepción y control de la calidad, en el caso que lo requiera.
Solventar
discrepancias en la recepción del producto.
Analizar
variaciones en precios, plazos de entrega y calidad
Para cumplir sus objetivos, la función de compras consta de actividades
netamente diferenciadas que podríamos resumir como:
Estudio
de fuentes de suministro (Análisis del mercado)
Selección
de proveedores.
Control
de las especificaciones de calidad requeridas, incluyendo empaquetado,
presentación, etc. (gestión de la calidad de la compra ) Estas
especificaciones suelen estar dictaminadas o bien por un departamento
técnico (entorno industrial) o bien por el departamento de marketing
(entorno comercial)
La
gestión de precios, para conseguir compras lo más económicas posibles.
La
gestión de plazos y condiciones de entregas, para conseguir máxima
fiabilidad, flexibilidad y reducción de los tiempos de entrega.
El
seguimiento y control de todas las operaciones realizadas en todos los
acuerdos y condiciones establecidos por el proveedor.
Una Organización tiene sentido si puede satisfacer con sus
productos o servicios las necesidades de los clientes. En la organización
también hay otros grupos de interés (empleados, proveedores, administración,
etc.) a cuyas necesidades y expectativas también hay que dar respuesta.
En base a la gestión de procesos, tenemos que tener muy claro
que es lo que quieren nuestros clientes y demás grupos de interés, y en función
de sus requisitos, identificar, definir y
desarrollar los procesos necesarios para conseguir los objetivos
establecidos.
La
gestión de procesos ha de buscar el factor de éxito:
Cuando los empleados reconocen que sus actividades
individuales son parte de algo mayor, se alinean en torno a metas comunes:
·La estrategia general de la EMPRESA.
·La satisfacción del cliente.
·Y se animan, a ir más allá del día a día,
estimulando su talento creativo.
Si no, es posible que ocurra que las personas de la empresa
no conozcan los procesos en los que están involucrados. Existiría una falta de
alineación entre los procesos y los objetivos. Los procesos que están
detectados no se viven en el día a día porque no están actualizados, y la
empresa se dedica a solucionar los problemas diarios.
Pasos
que seguimos en la gestión de procesos:
Compromiso
de la dirección: la dirección tiene que ser consciente de la necesidad
de esta sistemática de gestión por procesos. El factor crítico en este punto es
la necesidad de formarse y capacitarse para dirigir el cambio.
Sensibilizar,
educar, entrenar: El Equipo Directivo recibe formación relativa a la
gestión por procesos. Se basa en conseguir que todos los empleados de la
empresa se sientan comprometidos en este proceso y no se sientan obligados.
Identificar
procesos: A partir del análisis de todas las interacciones con los
clientes externos se realiza un inventario de los procesos. Ver ficha de
Gestión de procesos
Clasificar:
entre los procesos que hemos identificado, cuáles son claves, los estratégicos
y los de apoyo. Se crea una matriz multicriterio para identificar cuáles son
claves.
Relaciones:
establecer una matriz de relaciones ente procesos (unos pasan instrucciones,
información, comparten recursos, equipos, etc.).
Mapa
de progresos: diagramas en bloques de todos los procesos que son
necesarios para el sistema de gestión de calidad.
Alinear
la actividad a la estrategia: los procesos clave nos van a permitir
implantar de forma sistemática nuestra política y estrategia. Se crea una
matriz de doble entrada con los objetivos estratégicos y los grupos de interés.
Establecer
en los procesos unos indicadores de resultado: las decisiones se tienen
que basar en información sobre los resultados alcanzados y las metas previstas,
que nos permitirán analizar la capacidad de nuestros procesos y sistemas; así
como saber el cumplimiento de las expectativas de nuestros grupos de interés y
compararnos con los rendimientos de otras organizaciones.
Realizar
una experiencia piloto: para desarrollar la implantación, concentramos
los esfuerzos en un área piloto. Hay que establecer un criterio de selección.
Ciclo
PDCA para mantener resultados: utilizamos esa metodología en el área
piloto escogida. Tras haber conseguido la dinámica de mantenimiento en ese
proceso clave, elegimos otros y ampliamos el área de actuación.
Ciclo PDCA:
Plan:
Planificar.
·Do:
Hacer.
·Check:
Verificar.
·Act:
Actuar.
Seguimiento, medición y mejora de los
procesos:
Seguimiento, medición y mejora de
los procesos: facultando a las personas a que se impliquen en la gestión de la
mejora continua e innovación. Al crear equipos de procesos, donde se van a
analizar las actividades, se fijan objetivos de rendimientos; se está
estableciendo un sistema de aprendizaje interno, que nos permite detectar
oportunidades de mejora. Es posible crear equipos de mejora, equipos de
proceso, fichas de seguimiento, análisis de resultados y un plan de mejora.
Modelo de Gestión:
“Cuando
el cliente se dirige a una empresa no le importa como está organizada
internamente, sólo le interesa recibir el producto o servicio de acuerdo a sus
necesidades. Esto hace que las organizaciones tengan que analizar sus procesos
para ver de qué manera se orientan al cliente”.
Así
es que comenzamos a hablar de Gestión de procesos.
La gestión del cambio ha de lograr que todo el mundo tenga
claro por que nos metemos en esto de la gestión excelente.
Los intentos de muchas empresas para implantar programas de
gestión excelente y de mejora continua salen mal. Por lo general, esto se debe
a que la empresa no tiene lo suficientemente en cuenta el hecho de que estos
Proyectos implican un cambio cultural para la Organización.
Nosotros sabemos que la habilidad clave para ello es la de
gestionar el cambio. Por lo tanto, quiero ofrecerles las mejores prácticas para
que eso no suceda en su organización. Esos intentos se van a convertir en
nuestros objetivos, los cuáles detallamos a continuación:
Definir bien la necesidad del cambio:
Lo que hemos llamado “cargarse de razones”.
Hacer el hincapié necesario en las necesidades que nos conducen a implantar
este Proyecto de Gestión Excelente. Que todo el mundo sepa “por qué nos metemos
en esto”.
Que el Proyecto nazca con el respaldo suficiente: Buscar y
contar con los “responsables” de
liderar las iniciativas más adecuadas y que desde el principio dejen claro el
respaldo al proyecto, integrándolo en el día a día de todos.
Que
haya una buena estrategia de comunicación: Comunicar los mensajes clave
necesarios para buscar el apoyo del mayor número de personas posibles al
proyecto. Desde el principio se tiene que tener una visión global del Proyecto,
características, metodología, cronograma, hitos a conseguir…
Unir
los cambios a la estructura de la empresa: Crear formas de trabajo
adecuadas (trabajo en equipo, delegación de responsabilidades, fomentar la
creatividad e innovación y formar a las personas en su utilización).
Para empezar, el
primer equipo de apoyo debe estar en el Equipo Directivo.
¿Qué dificultades se encuentran para aplicar este modelo?
El principal problema es el desconocimiento. Es un modelo
que conocerlo es amarlo; la gente se queda extraordinariamente sorprendida de
la sencillez que tiene el modelo, de ese sentido común estructurado. Sin embargo,
hay que vencer las dificultades porque supone un cambio de cultura, y todo
cambio genera un rechazo inicial por el nivel de exigencia y mejora continua.
Uno vive más cómodo con una continuidad y esto trata de estructurar la mejora
continua y la innovación no por una moda sino para ser competitivos.
Factores
de éxito en nuestro proyecto mediante la gestión del cambio:
·Convencimiento de la Dirección y creencia en el
cambio.
·Facilitar la transmisión de la visión y objetivos
perseguidos.
·Crear compromiso y cooperación por parte de
todos para el logro de los objetivos propuestos.
·Unificar los objetivos de las personas con los
de la Organización.
·Mayor rapidez en el manejo de la información.
·Mejorar la rentabilidad.
·Responder más rápido a las exigencias del
mercado en el que nos movemos.
Ideas claves:
·Saber lo que pasa en mi empresa.
·Saber que existen otras formas de hacer las
cosas.
·“Formalizar el compromiso” de iniciar un
proyecto de este tipo.
·Disponer de la metodología adecuada.
·Los “jefes” han de ser los primeros, pero es
cosa de todos.
"Al
amanecer, la gacela sabe que tiene que correr más rápido que el más rápido de
los leones para sobrevivir...
Al
amanecer, el león sabe que tiene que ser más rápido que la gacela más lenta
para sobrevivir...
MORALEJA:
No importa si eres león o gacela, en cuanto amanezca
"El talento humano de una empresa es considerada la
pieza clave para lograr los objetivos de la misma".
Cuando formamos parte de una organización bien sea propia
porque hemos decidido ser emprendedores o como empleados, poco a poco y a
medida que vamos desarrollando proyectos, cumpliendo objetivos y alcanzando
retos nos vamos sintiendo parte de ésta, vamos estableciendo una fusión tal que
pasamos a ser de un empleado o representante, a ser un espejo reflejo de la
organización de la cual formamos parte.
El talento humano es uno de los principales elementos de las
empresas. Por ello, en el desarrollo de las empresas con visión evolutiva,
sostenible y sustentable se están creando políticas de responsabilidad social,
las organizaciones han de asumir compromisos de gestión sensibles a las
necesidades de sus trabajadores. Actualmente las empresas están considerando
que un empleado feliz es más productivo.
Por otro lado vemos que también los empleados también buscan
un buen ambiente de trabajo, una imagen positiva del empleador y un equilibrio
trabajo-vida (work life balance) son factores que cada vez más están cobrando
importancia a la hora de elegir un trabajo.
Como explica Máximo Rainuzzo, presidente de Interbrand,
consultora líder y global en branding:
"Los empleados buscan donde trabajar y eligen en
función a aquellas empresas (marcas) que les creen y con las que se sienten
identificados. Es por esto que es sumamente importante tener un posicionamiento
claro que permita fortalecer su empresa (marca) en el entorno competitivo en el
que se desarrolla. Por otro lado, es muy importante cómo se gestiona esa
percepción y posicionamiento de la empresa (marca) en el rol de empleador para
que la promesa de empresa (marca) sea verificable y no genere frustración. Más
del 20% de los empleados menores de 30 años declaran que preferirían tener un
trabajo menor remunerado si es para una empresa (marca) en la cual creen".
Esto nos hace ver que poco a poco va tomando más importancia
el equilibrio que debe existir tanto en las empresas con el personal existente
como el de los empleados dentro de la organización. Por ello confían en los planes de igualdad, la flexibilidad
y los beneficios sociales y emocionales que ofrecen las empresas en sus
políticas retributivas.
Por ello también los empleados para permanecer o abandonar a una
empresa se centran no solo en las remuneraciones económicas percibidas sino
también en un salario emocional, que va ligado a las recompensas emocionales
que reciben a cambio de la prestación de un trabajo. .
Si los líderes se esfuerzan por establecer culturas
organizacionales sólidas, compensadas con políticas internas satisfactorias
para todos, las empresas obtendrían unos brillantes e inesperados resultados
para cumplir sus objetivos de rentabilidad e incremento de nichos de mercados.
Es sabido que un empleado feliz es un reflejo de una empresa sana, sin vicios y
abierta al éxito desde adentro.
Desde las empresas grandes, hasta las pequeñas están
despertando acerca de la importancia que tienen hoy los empleados, por lo que
muchas buscan fórmulas para involucrar al personal con la estrategia de la
organización, a la vez que buscan la satisfacción del empleado consiguen la
suya propia. Siempre que se lleve una relación conciliatoria se conseguirán
resultados satisfactorios, para nadie es un secreto que los resultados vienen
de los empleados.
Entre los factores que contribuirían a mejorar el espejo
empresarial se encuentran:
a. La comunicación interna: sirve para reforzar la
participación de los empleados en la información constante de los procesos que
vive la organización en un entorno cambiante, lo que constata la importancia
que se les concede a cada uno según su rol para el desarrollo de la empresa.
Los miembros de una organización deben conocer y compartir los principios y
valores de la compañía para generar sentido de pertenencia y sentirse
integrados en esa compañía. La empresa que explica internamente por qué toma
decisiones económicas, institucionales, etc., ofrece una dirección y un sentido
hacia dónde dirigirse.
b. La autonomía: reside en aprender a liberar potenciales
ocultos en cada uno de los empleados ayudándolos a experimentar sobre sus
propios medios de acción para ser creativos y lograr objetivos. Se debe delegar
no solo poder sino autonomía y responsabilidad. Para ello hay que expresar
claramente lo que se espera de cada uno.
c. Equilibrio entre expectativas y recompensas: es la
capacidad de influir en la productividad de los empleados para satisfacer las
expectativas frente a las recompensas recibidas. Si una persona cree que un
gran esfuerzo tiene poco efecto sobre el resultado, tenderá a esforzarse poco,
debido a que no ve relación entre el nivel de productividad y recompensa. Por
ello se debe conocer que es lo que el empleado espera de la empresa y que está
dispuesto a aportar a la organización de ésta manera se establece el equilibrio
mutuo valorado en expectativas y resultados.
Algo de lo que no podemos dejar de tocar es sobre la
importancia de que las empresas deben posicionarse en el mercado laboral,
hacerse únicas, relevantes, con una promesa creíble, pues esto ayuda a la
compañía a diferenciarse de la competencia, a fortalecer la imagen global de la
empresa, pues ahí que estará lista para atraer a los mejores.
Para Máximo Rainuzzo, presidente de Interbrand, consultora
líder y global en branding, hay 4 factores claves que permiten construir esta
percepción de valor:
1) Definir el papel del empleador a través de una propuesta
clara que esté alineada a sus valores.
2) Alinear las comunicaciones y las conductas. Los empleados
deben conocer, entender e identificar la promesa de la marca de la empresa.
3) La estrecha interacción entre marketing y las áreas de
recursos humanos son vitales para asegurar una visión compartida sobre el
posicionamiento de la marca y su aplicación dentro de la organización.
4) Aumentar el valor de la marca asegura un claro
posicionamiento en el mercado labora.
